• STKIP, Campus Management System !!!

    Tentang STKIP

    STKIP merupakan universitas yang bertujuan untuk mewujudkan kolektifitas dan kreatifitas sebagai ilmu amaliah dan ilmuwan membangun sebagai perwujudan sumber daya manusia yang beramal ilmiah. Dengan jenjang pendidikan yang lengkap dari Diploma hingga Doktoral, diharapkan dapat menjadi institusi yang obyektif dan kreatif sebagai pelopor pembaharuan menuju terwujudnya sistim manajemen perguruan tinggi yang katalis. , pusat keilmuan dan kepakaran dalam ilmu-ilmu sosial dan eksakta.

    Aplikasi & Platform Manajemen Kampus STKIP

    Campus Management System STKIP merupakan aplikasi berbasis web yang terintegrasi untuk mendukung proses bisnis di kampus yang meliputi modul PMB, KEMAHASISWAAN, AKADEMIK, ASSET & PORTAL dengan pelaporan-pelaporan yang sesuai standar DIKTI. Sehingga diharapkan dapat mempermudah setiap stake holder di STKIP dalam berkerjasama untuk membangun STKIP sesuai dengan VISI dan MISI nya.

    Aplikasi ini dapat diakses oleh browser-browser terkini seperti IE 9, Firefox 10 dan Google Chrome yang mendukung Ajax. Setiap pengguna yang diberikan akses hanya dapat menggunakan fungsionalitas sesuai kewenangan yang diberikan, sehingga jaminanan keamanan dengan lokalisasi akses ke aplikasi dapat dilakukan. Selain itu jaminan keamanan data juga dilakukan dengan melakukan setiap validasi input yang dimasukkan, filter terhadap data, enkripsi data session login yang secara maksimal akan memberikan jaminan keamanan tinggi.

    Campus Management System terdiri dari beberapa modul besar yang dapat dimanfaatkan oleh pihak kampus seperti, Akademik, Kesiswaan, Kepegawaian, Akuntansi & Keuangan, Manajemen Asset, Online Payment, Portal Internal, Perpustakaan dan SMS Gateway. Modul-modul tersebut dapat dimanfaatkan dengan harga terjangkau dengan dukungan garansi dan operasional yang cepat dan tepat.

    Pendaftaran Mahasiswa Baru

    Pendaftaran Mahasiswa Baru merupakan modul yang digunakan untuk proses penerimaan mahasiswa, yang dimulai dari registrasi, pencatatan kehadiran atau presensi, pencatatan data pribadi dan nilai akademis, pencatatan penerimaan pembayaran biaya pendaftaran,hingga daftar ulang penerimaan mahasiswa baru tersebut.

    Pendaftaran

    Proses pendaftaran mahasiswa baru dengan memasukkan data pribadi, nilai akademik, biaya pendaftaran, presensi kehadiran pada saat pendaftaran dan memilih program studi yang akan dipilih dalam masa studi di universitas.

    Daftar Ulang

    Untuk mahasiswa yang telah diterima, diwajibkan untuk melakukan pendaftaran ulang, dengan melakukan konfirmasi input data yang dibutuhkan, pembayaran biaya administrasi, biaya kuliah untuk semester pertama dan pencetakan presensi. Bilamana proses daftar ulang in itelah selesai dilaksanakan maka mahasiswa sudah dierima dan telah ditetapkan menjadi mahasiswa baru.

    Kemudian fase berikutnya dilakukan di modul Akademik dimana mahasiswa baru akan ditempatkan dalam kelas akademik yang mempunyai Dosen Wali, kemudian akan di setup mata kuliah yang diambil secara paket untuk semester pertama, dan setelah proses itu maka mahasiswa baru dapat memulai perkuliahan.

    Kemahasiswaan & Akademik

    Peningkatan kompetensi lulusan Universitas baik bersifat umum atau kejuruan sangat diperlukan untuk menentukan jenjang pendidikan tinggi selanjutnya. Hal ini dapat berhasil dengan baik jika didukung dengan layanan pendidikan yang sinergis antar komponen satu dengan lainnya dalam satu sistem pendidikan. Untuk pencapaian hal tersebut diperlukan sistem yang terintegral dan online.

    Modul ini digunakan untuk mengatur proses perkuliahan akademik mahasiswa dengan dosen-dosen yang bertanggung dalam pelaksanaan perkuliahan. Modul ini bertanggung jawab untuk mengatur data kemahasiswaan baik dari mahasiswa baru, pindahan, cuti atau keluar dikarenakan suatu hal, hingga proses perkuliahan, penilaian, daftar ulang KRS/KHS hingga kelulusan mahasiswa.

    Kemahasiswaan

    Modul yang berfungsi untuk mengatur data mahasiswa dari awal sampai akhir, baik data yang bersifat data pribadi atau data yang berhubungan proses akademik mahasiswa.

    Pendaftaran KRS/KHS

    Modul pendaftaran kelas semester, yang dilakukan oleh setiap mahasiswa setiap semester yang bertujuan untuk melakukan perencanaan proses belar mengajar di perkuliahan.

    Perkuliahan & Penilaian

    Modul ini mencatat proses perkuliahan mulai dari jadual, absensi, keanggotaan kelas akademik, proses perkuliahan baik termasuk pelaporan materi pembahasan. Setelah proses perkuliahan, maka penilaian akan dimasukkan dalam sistim agar mudah dalam penelusuran data, baik diakses oleh mahasiswa, dosen atau pihak lain yang berkepentingan.

    Kurikulum

    Modul ini mempunyai fungsionalitas untuk mendefinisikan kurikulum untuk setiap program studi, termasuk mata kuliah dan jumlah SKS dan target pembelajaran dalam mata kuliah tersebut.

    Dosen

    Modul ini digunakan untuk mendata daftar dosen baik dosen akademik, dosen pembimbing atau dosen wali, sehingga mahasiswa dapat mempunyai acuan ketika akan mengambil mata kuliah atau skripsi dengan melihat kualitas dosen.

    AddOns

    Modul yang berisi plugin-plugin yang dapat diintegrasikan dengan sistim, seperti alumni, informasi beasiswa atau berita dan even yang akan diselenggarakan di kampus.

    Kepegawaian & Penggajian

    Sistem yang digunakan untuk mengatur, mengontrol dan memonitor sumber daya manusia. Sehingga manajemen akan sangat mudah melakukan pencarian, evaluasi dan pengaturan sumber daya manusia dalam perusahaan tersebut secara maksimal.

    Manajemen Organisasi

    Modul yang berfungsi untuk melakukan pengaturan Struktur Organisasi aktif, Pengawakan Organisasi, Distinct Job Manual, Job Competency dan Carreer Plan yang telah ditentukan.

    Rekruitasi & Data Kepegawaian

    Modul yang berfungsi untuk menyimpan data kandidat serta melakukan rekruitasi dan penerimaan pegawai baru dan digunakan untuk mengatur dan mencatat data kepegawaian, seperti biodata / data pribadi, data orang tua, data keluarga, data kesehatan, jenis kepegawaian, data pendidikan dan data lain yang berhubungan dengan informasi pegawai tersebut atau data personal lainnya.

    Mutasi & Riwayat Kepegawaian

    Modul yang berfungsi untuk mencatat riwayat kepegawaian baik bersifat mutasi, promosi, atau degradasi untuk setiap jabatan, baik yang dikarenakan oleh periode kenaikan, transformasi organisasi atau faktor penentu lainnya. Modul ini juga mendukung jabatan – jabatan yang bersifat strukturall atau fungsional.

    Manajemen Kompetensi

    Modul yang digunakan untuk mencatat, mengatur dan meningkatkan kompetensi pegawai yang meliputi, Manajemen Keahlian & Kompetensi, Pelatihan, Studi Banding / Benchmark.

    Penggajian

    Modul yang berfungsi untuk menghitung gaji berdasarkan variabel faktor penghitungan gaji dan potongan gaji sehingga diperoleh nilai gaji keseluruhan / take home pay. Modul ini juga digunakan untuk penghitungan ulang gaji yang disebabkan karena penyesuaian dikarenakan peraturan pemerintah, dan kenaikan gaji pegawai yang disebabkan adanya promosi atau bonus lainnya, dan mencatat pembayaran gaji pegawai serta menyimpan dalam format Bank tempat pembayaran gaji pegawai agar dapat dilakukan pembayaran secara bulk/bersamaan.

    Keuangan & Akunting

    Modul yang digunakan untuk menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan keuangan, sehingga modul ini memudahkan proses akunting untuk memonitor pelaporan keuangan perusahaan / universitas dan segala sesuatu yang berkenaan dengan kebijakan keuangan manajemen..

    Untuk menjamin setiap transaksi keuangan adalah akuntabel, maka diperlukan sistem yang dapat mencatat setiap kegiatan transaksi keuangan hingga pelaporan keuangan. Modul ini berfungsi untuk itu, dengan modul-modul yang meliputi: Account Management, General Ledger, Petty Cash Account, Account Payable, Account Receivable dan Financial Statement.

    Account Management

    Modul yang digunakan untuk mendefinisikan struktur akun yang akan dipakai untuk setiap transaksi keuangan, akun-akun ini akan ditampilkan dalam bentuk Chart Of Account.

    General Ledger

    Modul yang digunakan untuk mencatat transaksi yang dikelompokkan dalam ledger-ledger, proses akutansi ini menganut double-entry bookkeeping, dimana setiap transaksi akan mengikutkan akun asset, revenue, liabilities dan expense. Dengan general ledger ini nanti akan diolah pelaporan keuangan seperti balance sheet dan income statement.

    Petty Cash Account

    Modul yang digunakan untuk mengatur transaksi kas kecil, baik untuk setiap penerimaan atau pengeluaran.

    Account Payable

    Modul ini berfungsi untuk melakukan transaksi yang berhubungan dengan pembayaran-pembayaran baik ke mitra atau pengeluaran lainnya.

    Account Receivable

    Modul yang digunakan untuk mencatat nilai transaksi yang akan dibayarkan oleh pelanggan atau mitra dikarenakan proses penjualan, baik untuk produk atau jasa.

    Financial Statement

    Dari hasil pencatatan transaksi yang telah dilakukan, sistem dapat memberikan laporan keuangan seperti balance sheet, income statement, cash flow dan lainnya berdasarkan kebutuhan.

    Manajemen Asset

    Modul ini berfungsi untuk mengatur asset yang ada di kampus, termasuk proses pengadaan hingga penjualan asset, distribusi dan operasional asset, penurunan nilai asset hingga proses audit asset untuk memperoleh katalog asset yang lebih valid.

    Katalog Asset

    Katalog asset akan menyimpan data asset baik jumlah dan nilainya, katalog digunakan sebagai acuan hirarki pengelompokan asset.

    Pengadaan & Likuidasi Asset

    Modul ini berfungsi untuk melakukan proses pengadaan suatu asset, yang dimulai dari proses inquiry, purchase order, pembayaran invoice hingga penerimaan asset yang telah dibeli. Untuk modul likuidasi, modul ini berfungsi untuk mencairkan asset dikarenakan alasan tertentu, pencairan asset ini juga dimulai dari penawaran harga, sales order, penerbitan invoice, penerimaan pembayaran hingga pengiriman barang.

    Pemanfaatan Asset

    Asset yang telah ada, dapat dimanfaatkan dengan menggunakan modul ini, untuk mencatat setiap distribusi asset, baik penggunaan atau operasional dan pemeliharaan. Sehingga setiap asset yang telah didistribusikan dapat dilihat dan ditelusuri siapa pemegang asset tersebut.

    Depresiasi & Terminasi Asset

    Nilai depresiasi asset juga dapat dicatat untuk mengetahui posisi nilai asset pada saat ini. Sedangkan untuk asset-asset yang tidak atau sudah tidak layak digunakan dan sudah tidak mempunyai nilai dapat dilakukan proses terminasi, sehingga asset dikeluarkan dari pencatatan di sistim.

    Audit Asset

    Untuk keperluan inventarisasi dan kepentingan internal atau eksternal, perlu adanya mekanisme validasi asset yang ada. Untuk diperlukan audit asset, sehingga output dari proses ini akan diperoleh jumlah asset yang sesuai dengan kenyataan di lapangan, sehingga secara validitas dan akuntabel dapat dipertanggungjawabkan.

    Dashboard

    Dashboard merupakan salah satu solusi untuk penyajian dan visualisasi data. Dashboard adalah suatu model antarmuka sistem informasi yang dapat mengkomunikasikan informasi penting dengan cepat. Setiap pengguna memerlukan akses terhadap informasi yang terstruktur dengan baik dan jelas.

    Dashboard dapat digunakan untuk melihat hasil pengolahan data di sistim. Hasil pengolahan ini akan dikeluarkan dalam bentuk laporan-laporan, baik yang bersifat detil atau ringkasan yang dituangkan dalam graph dan chart. Laporan-laporan akan meliputi semua modul yang termasuk dalam sistim ini, sehingga pada akhirnya stake holder kampus dapat menganalisa kinerja dan performansi yang telah dilakukan.

    Laporan Operasional

    Laporan ini diperoleh dari data mentah yang telah diolah dalam suatu sheet laporan yang berisi baris-baris data.

    Laporan Eksekutif

    Dari hasil pengolahan laporan operasional yang bersifat detil, maka akan dibuat suatu laporan konsumsi top management dalam bentuk graph chart sehingga lebih dapat memberikan gambaran kinerja dan performansi ynag telah dicapai.

    Laporan Analisa & Perkiraan

    laporan yang berisi data trend dan perkiraaan untuk data ke depan, sehingga top management bisa melakukan rencana preventif untuk dapat mengambil peluang-peluang yang kemungkinan ada.

    Laporan DIKTI

    Laporan ini berisi daftar laporan standar DIKTI yang telah didefinisikan sebelumnya.

    Portal Internal Kampus

    Modul online portal merupakan modul yang dapat diakses oleh mahasiswa dan dosen untuk melakukan update data dan penelusuran data, baik data perkuliahan, nilai akademik atau data-data lainnya yang bersifat personal. Layanan ini bersifat pribadi untuk setiap user dimana data yang ditampikan dan dapat diatur, hanyalah data yang dimiliki oleh user yang sedang mengakses modul online portal.

    Untuk mengakses portal internal user harus melakukan login menggunakan user id dan password yang valid. Melakukan personalisasi dan menampilkan data pribadi mahasiswa, Pengisian KRS mahasiswa secara online, Melihat nilai-nilai yang telah diperoleh selama studi berlangsung sesuai dengan matakuliah yang diambil oleh mahasiswa, Melihat seluruh KHS dan KRS yang pernah diambil ataupun melihat matakuliah yang belum diambil, Monitor perkembangan akademik mahasiswa selama dia masih menjadi mahasiswa universitas yang bersangkutan, Melihat kalender akademik kampus pada periode akademik aktif.

    Online Portal Untuk Mahasiswa

    Mahasiswa dapat mengakses fungsionalitas portal dengan melakukan sign in menggunakan user akses mahasiswa tersebut. Mahasiswa dapat melihat Data Akademik, data Pendaftaran Ulang KRS/KHS, Beasiswa yang ada ditawarkan dan Data Pribadi mahasiswa yang dapat diedit sesuai kebutuhan.

    Online Portal Untuk Dosen

    Modul online portal ini dapat diakses oleh dosen untuk menjaga kelangsungan proses perkuliahan yang baik, dimana dosen dapat melakukan penelusuran dan update data, seperti Perkuliahan, Penilaian Akademik, Pendaftaran Ulang KRS/KHS dan Data Pribadi dosen. Sehingga sirkulasi data dan pemrosesan data dapat dilakukan secara cepat dan segera bisa dilihat oleh mahasiswa.

    Fitur-Fitur Untuk End User

    Perpustakaan Digital

    Menangani mekanisme peminjaman dan pengembalian, termasuk persyaratan peminjaman seperti jumlah dan maksimal buku dan media yang dipinjam, maksimal waktu peminjaman dan juga persyaratan pengembalian termasuk penghitungan denda jika ada keterlambatan pengembalian. Melakukan pencarian buku dan media lainnya seperti e-book, video, data suara, animasi yang ada di perpustakaan berdasarkar judul atau deskripsi lainnya. Katalog online akan menampilkan daftar buku & media terbaru, terpopuler atau yang disarankan untuk di baca. Setiap buku dan media yang ada diperpustakaan dapat dipesan secara online, pemesanan batal bilamana pada hari itu atau jam tertentu tidak diambil.

    Katalog Online

    Melakukan pencarian buku dan media lainnya seperti e-book, video, data suara, animasi yang ada di perpustakaan berdasarkar judul atau deskripsi lainnya. Pencarian dalam katalog akan menghasilkan data buku dan media yang dicari, lokasi penyimpanan dan status buku dan media apakah tersedia atau sedang dalam status dipinjam dan informasi pengembalian.
    Katalog online akan menampilkan daftar buku & media terbaru, terpopuler atau yang disarankan untuk di baca.

    Pemesanan

    Setiap buku dan media yang ada diperpustakaan dapat dipesan secara online, pemesanan batal bilamana pada hari itu atau jam tertentu tidak diambil. Buku yang sudah dikembalikan dan dalam status pesan maka buku tersebut tidak dapat dipinjam.
    Modul pemesanan ini dapat diaktifkan atau tidak diaktifkan tergantung kebutuhan perpustakaan.

    Peminjaman & Pengembalian

    Modul yang menangani mekanisme peminjaman dan pengembalian, termasuk persyaratan peminjaman seperti jumlah dan maksimal buku dan media yang dipinjam, maksimal waktu peminjaman dan juga persyaratan pengembalian termasuk penghitungan denda jika ada keterlambatan pengembalian.

    Sanksi Denda

    Modul yang menangani proses denda dan sanksi bilamana anggota menyalahi aturan dan prosedur hak & kewajiban sebagai angggota perpustakaan tersebut.

    Keanggotaan

    Modul yang menangani manajemen keanggotaan perpustakaan, mulai daripendaftaran, pembayaran biaya dan penentuan masa keanggotaaan.

    Inventarisasi

    Modul yang menangani inventarisasi buku dan media perpustakaan, meliputi pengadaan/ pembelian, inventarisasi data buku, penggantian buku bilamana terjadi kehilangan.

    Petunjuk Penggunaaan

    Untuk menggunakan Campus Management System, dapat dilakukan dengan mudah, dimana urutan menu juga telah disesuaikan dengan kegiatan praktis dikampus, sehingga mudah untuk ditelusuri dan digunakan. Secara praktis ada tiga hal yang harus dilakukan:

    1. Konfigurasi & Data Master
    2. Pemrosesan Data
    3. Pelaporan

    Konfigurasi & Data Master

    Untuk memanfaat dan menggunakan fungsionalitas yang ada di sistim, pertama kali yang harus dilakukan adalah setup data master, dimana data master ini digunakan sebagai referensi untuk setiap transaksi. Data master ini terletak di menu Konfigurasi, sehingga pertama kali memanfaatkan sistim ini, menu yang harus Anda akses adalah konfigurasi.

    Pemrosesan Data

    Setelah semua master data telah diisi, maka pemrosesan data berdasarkan fungsionalitas dapat dilakukan. Yang dapat dijadikan acuan untuk setiap pemrosesan data adalah menu yang paling atas merupakan modul besar yang akan didetilkan di menu-menu yang ada dibawahnya.

    Pelaporan

    Dari setiap permrosesan data, maka akan dapat dikeluarkan pelaporan. Pelaporan ini dibagi menjadi beberapa kelompok pelaporan yang bisa diakses dari setiap modul atau pelaporan yang bisa diakses melalui modul Dashboard.

    Administrasi & Konfigurasi

    Modul administrasi dan konfigurasi yang digunakan untuk mengatur parameter atau master data dan privilege hak akses user serta fungsionalitas untuk menjamin sistim dapat berjalan dengan baik dan benar, fungsionalitas modul ini meliputi,

    Master Data

    Modul yang digunakan untuk mendefinisikan master data yang digunakan pasa aplikasi manajement campus system.

    Manajemen Organisasi

    Modul yang berfungsi untuk mengatur struktur organisasi kampus, sehingga proses bisnis yang berhubungan dengan unit kerja dan pegawai dapat dilakukan dengan konsisten.

    Hak Akses & User

    Modul yang digunakan untuk proses pemberian hak akses user dan pengelompokan user.

    Backup & Restore Data

    Modul yang berfungsi untuk melakukan backup dan restore data agar sistim dapat menjamin bahwa data yang disimpan merupakan data yang konsisten dan terupdate.